Job Description

Como agencia líder de las Naciones Unidas en desarrollo internacional, el PNUD trabaja en 170 países y territorios para erradicar la pobreza y reducir la desigualdad. Ayudamos a los países a desarrollar políticas, habilidades de liderazgo, habilidades de asociación, capacidades institucionales y a desarrollar resiliencia para lograr los Objetivos de Desarrollo Sostenible. Nuestro trabajo se concentra en tres áreas de enfoque; desarrollo sostenible, gobernanza democrática y consolidación de la paz, y resiliencia climática y ante desastres.

El mandato del PNUD es poner fin a la pobreza, construir una gobernanza democrática, un estado de derecho e instituciones inclusivas. Abogamos por el cambio y conectamos a los países con el conocimiento, la experiencia y los recursos para ayudar a las personas a construir una vida mejor.

Trabajamos en Gobernanza para forjar sociedades pacíficas, justas e inclusivas, así como en Naturaleza, Clima y Energía, siempre con la igualdad de género y el empoderamiento de las mujeres como nuestro centro.

En Costa Rica las acciones del PNUD tienen como objetivo principal la promoción del desarrollo y los derechos humanos, la protección del ambiente y el apoyo al país para lograr la inclusión social de todas las poblaciones del país, así como el fortalecimiento de su sistema democrático.

Este enfoque implica una drástica modificación de los enfoques tradicionales del desarrollo, fuertemente ligados al logro del crecimiento económico. Esta visión tiene claros puntos de contacto con la experiencia costarricense en las últimas décadas, que le hace figurar hoy en la vanguardia del mundo en desarrollo en materia de bienestar para su población.

Bajo la guía general del Analista del Programa, la(el) Asociada(o) de Programas asegura la entrega efectiva del programa de la Oficina de País ingresando y administrando los datos y apoyando la implementación de este conforme las normas y regulaciones del PNUD.

 

La(el) Asociada(o) de Programas debe trabajar en estrecha colaboración con el personal de operaciones, programas y proyectos, tanto de la oficina de país de PNUD como de oficinas centrales, según se requiera para resolver problemas complejos relacionados con las finanzas y el intercambio de información.

Deberes y Responsabilidades
  1. Apoyar la formulación de estrategias programáticas y la implementación del Plan de Acción del Programa de País, así como brindar un apoyo efectivo en la administración del programa de la oficina de país.
  2. Creación de proyectos en Atlas, preparación de las revisiones presupuestarias requeridas, revisión del award y estado del proyecto, determinación de fondos no utilizados, cierre operativo y financiero de proyectos.
  3. Asesoramiento a los organismos ejecutores en la implementación rutinaria de proyectos.
  4. Presentación de información para auditorías y  apoyo a la implementación de las recomendaciones de auditoría.
  5. Preparar correspondencia de rutina, memorandos,  documentos, informes narrativos y financieros, planes de adquisiciones, presentaciones,minutas, según sea necesario y de acuerdo con la ejecución del proyecto.
  6. Proporcionar asistencia administrativa y financiera a la Unidad de Programas, para garantizar la aplicación de las normas y procedimientos del PNUD. Realizar todas las actividades financieras de proyectos incluyendo el apoyo a la elaboración y seguimiento de los Annual Perfomance Report (APR), informes y proyecciones trimestrales de ejecución y otros mecanismos de control financiero, así como alertar y recomendar a oficiales de programas sobre aspectos que requieran de su atención.
  7. Monitorear permanentemente la ejecución del presupuesto de los  proyectos, de acuerdo a las regulaciones del respectivo donante y del PNUD, incluyendo la preparación de ajustes presupuestarios de acuerdo con los procedimientos establecidos.
  8. Participar y colaborar en la elaboración de los planes de adquisiciones, planificación de movilizaciones bimestrales, reportes Combinados de Gastos (CDR, por sus siglas en inglés), reportes de cumplimiento, y demás informes, según se solicite.
  9. Realizar todos los arreglos logísticos requeridos para preparar, coordinar y organizar eventos tales como cursos, talleres, seminarios, reuniones, giras y similares, para que se lleven cabo oportuna y eficazmente de acuerdo con la planificación del programa.
  10. Realizar las tareas administrativas del programa, incluyendo: elaboración de solicitudes de pago, solicitudes de contrato, solicitudes de cotización, requisiciones,solicitudes de vendor, elaboración de actas de las reuniones a las que le corresponda apoyar, elaboración de cuadros de micro-compras,  elaboración de cuadros comparativos, hacer arreglos de viaje, gestionar pago de viáticos, autorizaciones de viaje, citas, reuniones, cuando así se requiera; así como cualquier otra responsabilidad administrativa necesaria para gestionar la prestación de los servicios para la buena marcha del programa.
  11. Apoyar en los procesos de compra de bienes y servicios, y de contratación de consultores que demande el programa, trabajando de forma cercana con el personal de operaciones del PNUD y velando que todos los procesos se desarrollen apegados a las pautas y procedimientos del PNUD, así como monitorear el estado, fechas y productos a entregar de cada uno de los contratos.
  12. Responder consultas de índole administrativo y financiero del equipo del programa, contrapartes, proveedores, y demás socios, así como canalizar aquellas que estén fuera de su ámbito de acción, según corresponda.
  13. Mantener los archivos y registros administrativos sobre todas las acciones del programa (técnicas, financieras, compras; etc.), garantizando su correcta custodia, así como mantener actualizado el control de inventario y mantenimiento de los bienes del programa.
  14. Cualquier otra función propia de la naturaleza del cargo, en terminos de apoyo administrativo y/ o programático en la oficina PNUD en Costa Rica.
  15. Impulsar en el desarrollo de sus tareas y responsabilidades, la promoción de los Derechos Humanos, la igualdad de género y el empoderamiento de las mujeres y las niñas, así como la búsqueda del cumplimiento de los objetivos de desarrollo sostenible y la agenda 2030.
Requisitos Adicionales:
Requisitos Académicos Mínimos
  • Secundaria completa (Bachillerato en secundaria). Se puede aceptar bachillerato universitario en combinación con tres años menos de experiencia.
Años Mínimos de Experiencia Relevante
  • Al menos 6 años de experiencia general en funciones administrativas, financieras, coordinación técnico-administrativa en instituciones públicas, empresas privadas y proyectos de organismos de cooperación.
  • Dominio de paquetes informáticos, como MS Office, Outlook, entre otros.
Idiomas Requeridos
  • Dominio de español e ingles.
Habilidades Deseadas
  • Altamente deseable técnico o bachiller universitario en Administración de Negocios, Gestión de Proyectos, Contabilidad, Finanzas Corporativas, Gestión Empresarial , Recursos Humanos, o afines.
  • Altamente deseable experiencia específica en manejo financiero y gestión de proyectos que involucren cooperación con organizaciones gubernamentales, organizaciones no gubernamentales, organismos internacionales.
  • Altamente deseable conocimiento de los procedimientos de contratación administrativa estatal, y/o de Organismos de Cooperación.
  • Deseable con experiencia previa con Naciones Unidas u organismos de cooperación internacional.
  • Deseable conocimiento en Derechos Humanos, igualdad de género y empoderamiento de las mujeres y las niñas, y la agenda 2030 para el desarrollo sostenible.
Habilidades Requeridas
  • Residir en Costa Rica.
  • Contar con nacionalidad Costarricense y/o con permiso de trabajo en Costa Rica.