La persona contratada será responsable de tareas financieras y administrativas del Proyecto. En el marco de esta función realizará las siguientes actividades:
Brindar asistencia a la Coordinación del Proyecto para garantizar la aplicación de las normas y procedimientos del PNUD.
Preparar correspondencia de rutina, memorandos, documentos, informes narrativos y financieros, planes de adquisiciones, presentaciones, minutas, según sea necesario y de acuerdo con la ejecución del proyecto.
Asegurar la implementación administrativa y financiera del proyecto. Realizar todas las actividades financieras del proyecto incluyendo el apoyo a la elaboración y seguimiento de los Annual Perfomance Report (APR), informes y proyecciones trimestrales de ejecución y otros mecanismos de control financiero del Proyecto, así como alertar y recomendar al Coordinador del proyecto sobre aspectos que requieran de su atención.
Monitorear permanentemente la ejecución del presupuesto del proyecto, de acuerdo a las regulaciones del respectivo donante y del PNUD, incluyendo la preparación de ajustes presupuestarios de acuerdo con los procedimientos establecidos.
Participar y colaborar en la elaboración de los planes de adquisiciones, planificación de movilizaciones bimestrales, reportes Combinados de Gastos (CDR, por sus siglas en inglés), reportes de cumplimiento, y demás informes, según lo solicitado por los donantes, y el Comité Directivo, entre otros, basados en la planificación integral realizada, en concordancia con el Documento de Proyecto aprobado (Prodoc).
Realizar todos los arreglos logísticos requeridos para preparar, coordinar y organizar eventos tales como cursos, talleres, seminarios, reuniones, giras y similares, para que se lleven cabo oportuna y eficazmente de acuerdo con la planificación del proyecto y en coordinación con el equipo del proyecto. Prestar apoyo en la sistematización de los eventos, recopilación de evidencia y la elaboración de informes.
Realizar las tareas administrativas del proyecto, incluyendo: elaboración de solicitudes de pago, solicitudes de contrato, solicitudes de cotización, requisiciones, solicitudes de vendor, elaboración de actas de las reuniones a las que le corresponda apoyar, elaboración de cuadros de micro-compras, elaboración de cuadros comparativos, hacer arreglos de viaje, gestionar pago de viáticos, autorizaciones de viaje, citas, reuniones, cuando así se requiera; así como cualquier otra responsabilidad administrativa necesaria para gestionar la prestación de los servicios para la buena marcha del proyecto.
Apoyar en los procesos de compra de bienes y servicios, y de contratación de consultores que demande el proyecto, trabajando de forma cercana con el personal de operaciones del PNUD y velando que todos los procesos se desarrollen apegados a las pautas y procedimientos del PNUD, así como monitorear el estado, fechas y productos a entregar de cada uno de los contratos.
Mantener actualizado el control de inventario y mantenimiento de los bienes del proyecto.
Responder consultas de índole administrativo y financiero del equipo del proyecto, contrapartes, proveedores, y demás socios, así como canalizar aquellas que estén fuera de su ámbito de acción, según corresponda.
Mantener los archivos y registros administrativos del proyecto sobre todas las acciones del programa (técnicas, financieras, compras; etc.), garantizando su correcta custodia.
Desempeñar cualquier otra función propia de la naturaleza del cargo y otros deberes relacionados con la ejecución del proyecto y según sean asignados por el Coordinador del Proyecto.
Impulsar en el desarrollo de sus tareas y responsabilidades, la promoción de los Derechos Humanos, la igualdad de género y el empoderamiento de las mujeres y las niñas, así como la búsqueda del cumplimiento de los objetivos de desarrollo sostenible y la agenda 2030.
Lenguaje(s) Requerido(s)
Idioma(s): español como lengua materna y manejo intermedio del inglés.
Habilidades Deseadas adicionales a las competencias mencionadas en la sección de Competencias
Altamente deseable técnico o bachiller universitario en Administración de Negocios, Gestión de Proyectos, Contabilidad, Finanzas Corporativas, Gestión Empresarial, Recursos Humanos, o afines.
Deseable experiencia específica en manejo financiero y gestión de proyectos que involucren cooperación con organizaciones gubernamentales, organizaciones no gubernamentales, organismos internacionales.
Deseable conocimiento de los procedimientos de contratación administrativa estatal, y/o de Organismos de Cooperación.
Deseable con experiencia previa con Naciones Unidas u organismos de cooperación internacional.
Deseable conocimiento en Derechos Humanos, igualdad de género y empoderamiento de las mujeres y las niñas, y la agenda 2030 para el desarrollo sostenible.
Habilidades Requeridas
Residir en Costa Rica.
Contar con nacionalidad Costarricense y/o con permiso de trabajo en Costa Rica.
Con el apoyo
Elaborado por:
Charleene Cortez Sosa – Coordinadora General
Diego Zamora Cascante – Asistente Técnico
Alberto Calderón Arce – Diseño Gráfico
Diseño y Desarrollo web
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